Microsoft Project je jednou ze základních aplikací projektového manažera. V poslední oficiální verzi 2007 se z něj stal již velmi mocný nástroj, který řešil mnoho chyb a nedostatků obsažených v předešlých verzích. Před několika dny vydal Microsoft Technical preview nové verze Microsoft Office 2010. Součástí této prvotní verze byla celá řada standardních Office produktů (Word, Excel, Powerpoint), stejně jako Microsoft Visio či Microsoft Project. Byl jsem zvědav, jaké novinky si pro projektové manažery Microsoft do nové verze svého plánovacího nástroje připravil.

Když v roce 2007 vyšla nová verze Microsoft Project, byl jsem po několika minutách doslova nadšen. Project 2007 řešil mnohé neduhy, kterými trpěli jeho předešlí předchůdci. Bylo zkrátka vidět, že se nad aplikací zamyslel skutečně někdo, kdo se v oblastí řízení projektů pohybuje a že Microsoft začal tomuto nástroji věnovat více peče než v předešlých letech. Vysvobozením tak byla implementovaná funkčnost viditelnosti dopadových změn na projekt při změně aktivity nebo vícenásobné ZPĚT. Konečně bylo možné provádět plnohodnotné WHAT-IF analýzy bez obavy ztráty historie.

Microsoft Project 2010 a RIBBON

Microsoft Project 2010 přináší opět jednu podstatnou novinku, kterou známe např. z Microsoft Word a Excel 2007, a to RIBBON jako nový způsob ovládání aplikace. První dojem z nového rozhraní byl velmi podobný jako před pár lety, když jsem poprvé zkoušel tuto novinku ve Word 2007.  Po pár minutách se ale dostavil pocit pohody, jelikož Ribbon poskytuje stejně jako u jiných aplikací hodně intuitivní ovládání a najít požadovanou funkci je otázkou chvilky. Na následujících obrázcích se můžete podívat na základní obrazovku a podobu jednotlivých panelů.

Ganttův diagram v Microsoft Project 2010

Nová funkčnost v Microsoft Project 2010

V nové verzi je pár pěkných nových funkcionalit, které se při plánování a řízení projektu budou hodit nejednomu projektovému manažerovi. I když… prvním úkolem bude pro mnohé nalézt v RIBONU to, co používal do teď.

Konflikt zdrojů

Kritická cesta projektu je definována jako nejkratší možná doba trvání celého projektu s ohledem na vzájemnou závislost projektových aktivit. Proč se ale nelze na samotnou kritickou cestu při plánování spolehnout? Kritická cesta nebere jakkoliv v potaz závislost zdrojů. Harmonogram, který počítá s aktivitami vývojáře A na cestě 1 a současně na cestě 2 bude po zformátování kritické cesty vypadat úplně jinak, než pokud vezmem v potaz i závislost zdrojů. Přetížení zdrojů řešily již předešlé verze Microsoft Project. Pro zobrazení přetížení bylo nutné přepnout na Resource Usage či Resource Graph a pomocí červeně zbarveného zdroje hledat, kdy je který zdroj přetížen. Projektový manažer tak musel při každé změně plánu sledovat další zobrazení; případně mít zapnuto Vyrovnávání zdrojů. Nová verze MS Project ukazuje informaci o přetížení již v Ganttově diagramu, a to včetně možností, jak problém na konkrétní aktivitě řešit. Na následujícím obrázku vidíme problém na aktivitě Create artifact: Quality management plan. Informace o přetížení zdroje je viditelná v políčku Information, a to díky zobrazenému červenému panáčkovi. Při najetí pak vidíme upozornění: „Tento úkol má přiřazeny zdroje, které pracují nad možnosti své maximální kapacity. Kliknětě pravým tlačítkem pro další možnosti“. Tam mohu zvolit konkrétní možnost řešení nebo použít novou funkcionalitu Fix in tasks inspector. Zde pak mohu konflikt vyřešit automatickým přeplánováním úlohy nebo manuálně přes Team Planner.

TimePlanner v Microsoft Project 2010

Časová osa aneb Timeline

Pro presentaci milníků projektu na schůzkách řídící komise (stejně jako na Kick-off projektu) se daleko více hodí zobrazení hlavních částí projektu v jiné formě než je Ganttův diagram. V současné době to bylo třeba řešit použitím jiných nástrojů, jako je Microsoft Visio, Powepoint nebo nové diagramy v Microsoft Word. Nejnovější verze Microsoft Office nabídne pohodlného pomocníka s názvem TIMELINE. A jakým způsobem sem jednotlivé aktivity dostaneme?  Každá aktivita dostala do nabídky možností před pravé tlačítko myši novou volbu: Add to Timeline. Dostat tak aktivitu na časovou osu je tak velmi jednoduché. Nespornou výhodnou tohoto řešení je neustálá provázanost s úkoly. Při přeplánování harmonogramu tak není nutné již ručně kopírovat změny do Wordu. Pohodlně akorát přepnete pohled a vše máte jako na dlani.

Závěr

Nová verze Microsoft Project 2010 je určitě krok správným směrem. Po pokroku ve verzi 2007 si budeme muset chvilku zvykat na nové ovládání, nicméně stejně v případě Wordu a Ribbonu – k starému ovládání bych se už vracet nechtěl. Nová verze sice neoplývá stovkami nových změn, ale těch několik desítek nových vlastností určitě usnadní život finálnímu uživateli.  Pokud mi zbyde čas, podívám se v dalších článcích na to, co přináší Microsoft Project 2010 nového ve větším detailu. Na závěr třešnička na dortu – screenshot nové funkčnosti: Inactive task jako jedna z dalších užitečných vlastností nového systému. Máme se určitě na co těšit

Související články:
OPENPROJ - bezplatná alternativa k Microsoft Project