Čím se liší softwarové vybavení počítače projektového manažera a vývojáře či analytika? Vývojář ke své práci potřebuje nejrůznější vývojová prostředí, databáze, u analytika pak narazíme na UML nástroj, který mu zjednodušuje vyjadřovací schopnosti pomocí nejrůznějších diagramů a schémat. Projektový manažer by si měl vystačit s nástroji Microsoft Office či alternativami. Základní aplikací se kromě emailového klienta stává u projektového manažera plánovací nástroj. Těch je na trhu celá řada, přičemž mezi nejrozšířenější patří Primavera (nyní již koupena firmou Oracle) a ještě více pak Microsoft Project, který obzvláště ve verzi 2007 je již velmi podařeným dílem. Překážkou pro mnohé firmy se ovšem stává pořizovací cena zmíněných nástrojů, proto se tyto firmy dívají po možné alternativě. Online alternativ pro MS Project bychom našli více. V offline desktopových verzích již takový výběr není. Nicméně i zde najdeme poměrně podařenou alternativu, kterou lze používat zcela zdarma – OpenProj.

V první řadě je OpenProj třeba stáhnout. Na výběr je hned několik možností – instalátor pro windows, balíček pro Mac; ke stažení je dostupná i portable verze nevyžadující instalaci. Po spuštění OpenProj je k dispozici několik možností práce, které známe z MS Project: Zobrazení Gantt chart, Síťový diagram, WBS, Zdroje, RBS, Využití zdrojů, Využití úkolů. Lingvisty jistojistě potěší, že program je v velké části přeložen do češtiny.

Síla Gantt chart, nebo-li česky Ganttova diagramu

Nejpoužívanějším typem diagramu, se kterým se ve spojitosti s řízením projektů většina lidí setkává, je Ganttův diagram. O tom, že aplikace pro řízení projektů obsahují i jiné, často i využitelnější diagramy, velká část manažerů ani neví. Ganttův diagram v OpenProj nabízí téměr stejné možnosti, jako MS Project. V levé části jsou úkoly, informace o startu a ukončení jednotlivých úkolů (dle PMI se nejedná o úkoly ale o work packages), závislosti mezi jednotlivými úkoly, přiřazené zdroje. Lze přidat též další atributy, které jsou s úkolem spojeny. V pravé části je pak grafické Ganttovo zobrazení těchto úkolů. OpenProj Gantt chart poskytuje uživatelům jen to nejnutnější, co by mohli při své práci využít. Po rozkliknutí je možné se dostat do detailu každého úkolu. Zde lze nastavit vše potřebné – zdroje, omezení, typ úkolu, dokončení, poznámku, aj. Trochu mi zde chybí možnost zobrazení Kritické cesty projektu v Ganttově diagramu. Pokud plánuji projekt s pevnou dobou trvání úkolů, tato možnost by se mi zde opravdu hodila. Stejně tak zobrazení stavu úkolů k aktuálnímu datu (tak, jak to známe z MS Project) zde chybí.

Síťový diagram a WBS

Ještě před plánováním nad Ganttovým diagramem by se měl projektový manažer zabývat WBS a sítí projektu (project’s network). Vývojáře OpenProj s tímto bohužel asi nikdo neseznámil, takže síťový diagram se omezuje pouze na možnost zobrazení plánu napsaném v Ganttově podobě jako síťový diagram, zachovány jsou základní možnosti prolinkování jednotlivých úkolů. Chybí zde možnost přidávat nové úkoly (což je u plánování velký nedostatek…), chybí i možnost vstupu do detailu úkolu. Lépe na tom není ani WBS.I zde tvůrci zapoměněli na možnost, že by projektový manažer chtěl vložit do WBS nový úkol přímo ve WBS zobrazení. Jedinou použitelnou možností tak zůstává bohužel Ganttův diagram. Kdysi jsme měli ve firmě zakázáno použít Ganttovo zobrazení dříve, než bude schválena síť projektu. S OpenProj bych takový projekt nikdy nenaplánoval…

Zdroje na projektu

Zdroje se z projektového hlediska dělí na dvě hlavní kategorie: zdroje lidské (pracovní), pod kterými rozumíme primárně fyzické osoby a zdroje materiální, pod který můžeme schovat např. projektor či pracovní stanice. OpenProj nabízí v této funkční části poměrně dobré možnosti. V pohledu Zdroje (Resources) najdeme seznam zdrojů na projektu včetně dalších identifikačních údajích o každém zdroji, jako např. počet jednotek, cena zdroje za jednotku času, typ rozdělení zdroje, typ kalendáře apod. V kombinaci s úkoly jsou pak zajímavé další 2 pohledy: využití úkolů a využití zdrojů? Zajívá vás, kolik hodin kdo oddělá na WBS úkolu 2.3? Není nic jednoduššího než přepnout do Využití úkolů, kde nám tento pohled dá přehlednou informaci o každém úkolu a přiřazeném zdroji. Zajímá vás, na čem dělá Franta Vomáčka na mém projektu? Použijme naopak Využití zdrojů, kde máme pěkně zobrazeno, na kterém úkolu KDO KDY dělá. Samozřejmostí je zde možnost editace plánovaného času na jednotlivé úkoly pro každý zdroj.

Kalendáře na projektu

Kalendář, neboli pracovní doba, se v každém projektu liší. Proměnné, které nám ovlivňují kalendář projektu, jsou firemní pracovní doba, státní svátky či individuální dovolené členů týmu. Tuto část plánování má OpenProj výborně zvládnutou. Poskytuje vše, co projektový manažer při práci s kalendáři potřebuje:

• Možnost nastavení projektového kalendáře (specifická časová omezení platící pro všechny členy týmu)
• Definice několika typů kalendářů (12-hodin, 24-hodin, Standardní)
• Individuální nastavení kalendáře pro lidské zdroje – využitelné hlavně v případě, kdy si bere člověk dovolenou a tudíž je pro práci na projektu nedostupný.

Kompatibilita s MS Project.

Bylo by chybou nepodívat se na vzájemnou kompatibilitu s Microsoft Project soubory .mpp. Zde jsou hlavní postřehy z této oblasti:

• OpenProj dokáže otevřít a pracovat se soubory mpp. Týká se to nejen Microsoft Project 2003, ale i 2007 (zajímavé je, že soubor mpp z Microsoft Project 2007 ve verzi Microsoft Project 2003 neotevřete bez Service Packu…)
• OpenProj ukládá soubory POUZE do formátu Microsoft Project 2003 XML nebo nativním formátu POD. Možnosti zpětné kompatibility jsou tedy velmi omezené.
• Pokud si v mpp souboru v Microsoft Project nadefinuji své sloupce do defaultního zobrazení (např. si přidám WBS kód), po otevření v OpenProj tento sloupec není vidět. Lze jej pouze manuálně přidat jako nový sloupec. Pokud tak mám připraven harmonogram projektu v MS Project se svými sloupcemi pro odhad projektu pomocí metody PERT, po otevření mpp souboru v OpenProj musím všechny tyto sloupce POKAŽDÉ ZNOVU přidat. V projektu, kde jsem se snažil OpenProj pro tyto funkce použít v týmu,jsem se musel s OpenProj díky tomuto nedostatku rozloučit.

Zhodnocení na závěr

Mnoho projektových manažerů se bez Microsoft Project neumí vůbec obejít. K čemu ale tuto aplikaci za více jak 15.000 Kč využívají? Většinou na vytvoření základní kostry Gantt chart, přiřazení zdrojů, určení závislosti mezi úkoly, nastavení omezení projektu, občas i na zpočítání plánovaných nákladů projektu. Přesně tohle OpenProj zvládá výborně. Nepotřebujeme kanón na vrabce! OpenProj nabízí ve srovnání s konkurencí sice základní funkčnost, nicméně pro 95% manažerů obsahuje vše, co potřebují. Ba možná i víc. A je třeba si uvědomit, že v porovnání s MS Project či Primaverou má jednu obrovskou výhodu – je ZDARMA.