Jedním ze základních elementů přípravy plánu projektu je tvorba harmonogramu. Na tvorbu harmonogramu je možné využít od tužky s papírem či papírků post-it až po propracované plánovací aplikace (Microsoft Project, OpenProj (http://www.jirikhun.cz/openproj-bezplatna-alternativa-k-microsoft-project), Primavera,…). PMO (Project Management Office) pak potřebuje znát informaci o stavu portfolia projektů, rozložení zdrojů v čase a vytížení zdrojů na jednotlivých projektech, je potřeba se podívat na statistické ukazatele projektu napříč celým portfoliem projektů, atd. K tomu jsou jednotlivé harmonogramy nevhodné a proto existují doplňky ke zmíněným aplikacím. Microsoft má svůj Microsoft Project Server, v případě OpenProj je to Projects On Demand. Narozdíl od Microsoft Project Server, který funguje jako serverový doplněk k Microsoft Project obsahuje Project On Demand plnohodnotné prostředí pro plánování projektů, stejně jako pro sledování projektového portfolia.

Plánování projektu

Aplikace Projects On Demand, stejně jako OpenProj, je napsána v Javě. a vše běží pouze v  internetovém prohlížeči . Není tak zapotřebí žádné instalace do počítače. Veškerá data jsou uložena na serveru a jsou tudíž dostupná z kterékoliv pracovní stanice připojené na internet. Serverová verze tak nabízí z velké části shodné možnosti jako je to v případě OpenProj. Svým rozsahem se tak Projects On Demand řadí ke špičce poskytované funkčnosti na trhu plánovacích nástrojů.  Mezi hlavní plánovací komponenty patří:

• Ganttův diagram se všemi potřebnými možnostmi (přidání sloupců, odsazení úkolů, nastavení závislosti, vstup do detailu úkolu, grafické zobrazení)
• Prolinkování mezi více projekty
• Zobrazení Síťového diagramu (bohužel jsou zde stejné nedostatky jako v případě OpenProj; nicméně mnoho konkurenčních nástrojů nenabízí ani možnost zobrazení).
• Seznam úkolů je možné vkládat např. z lokálního Excelu přes Copy-Paste
• Správa zdrojů – obdobně jako v případě OpenProj se jedná o velmi propracovanou část. Na rozdíl od OpenProj jsou zdroje ukládány serverově a je tak možné na projekt využít pouze ty zdroje, které jsou součástí resource poolu organizace. Vzhledem k tomu, že problematika alokace zdrojů na portfoliu projektů a sledování alokace portfolia je jedním z hlavním problémů téměř všech organizací, je implementovaný způsob řešení velkou pozitivou aplikace.
• Využití zdrojů
• Využití úkolů
• Kompatibilita s dalšími produkty - podobně jako u OpenProj by zde měla být implementována funkčnost importu souborů Microsoft Project XML 2003, stejně jako několika dalších (aplikace s minimálním podílem na trhu, proto se jimi dále již nezabývám). Import projektu se mi zatím nepovedl ani jedenkrát. Po začátku načítání dojde k zamrznutí aplikace a ani po 10 minutách importu jednoduchého projektu o 50 řádcích jsem bohužel kýženého výsledku nedostal. V případě exportu tyto problémy nejsou a aplikace export do XML provede v řádu několika málo vteřin. Zpětný import již ale bohužel nefunguje.

Řízení portfolia projektů

V úvodu článku jsme si již řekli, že hlavním rozdílem mezi OpenProj jako desktopovou aplikací a Projects On Demand co by webovou aplikací je krom možnosti pracovat s celým portfóliem projektů i možnost sledování metrik projektů napříč celým projektovým portfoliem. Položme si otázku – proč bychom se měli zabývat sledováním portfolia projektů a sledovat metriky a ukazatele napříč celou organizací? Zamysleme se, co by se stalo, pokud bychom nebyli schopni se takto na projekty dívat. Jak by management společnosti dokázal vyhodnotit výnosnost projektů? Jak by pak bylo možné přijímat rozhodnutí, pokud bychom neuměli posoudit, který z projektů si vede lépe? Linioví manažeři – jak by mohli řídit alokace zdrojů na projektech, pokud by se nedokázaly podívat na alokaci zdroje napříč projekty? Řešením tak je použití PM Frameworku a Projects On Demand nám jej dokáže v celku kvalitně suplovat.

Projects On Demand nabízí v módu pro čtení (reportovací mód) následující možnosti:

• Velké množství pohledů na celé portfolio projektů v módu Gannt chart, reporting, tabulkové zobrazení. Nejzajímavější ukazatele tak máme dostupné napříč všemi projekty, a to v mnoha formách výstupů. Od strukturovaných tabulek pro velmi pěkně zkonstruované grafy.
  • Project Status
  • Earned Value  – Costs
  • Earned Value – Schedule
  • Baseline

• Možnosti skrývající se pod Seznamem zdrojů zase ocení především linioví manažeři. Pomocí tohoto nástroje mohou pohodlně sledovat, na kterém projektu který zdroj pracuje a tak efektivně řídit jejich alokaci. Bohužel není možné již vytvářet nad výstupem personalizované kontingenční tabulky a tak jsme striktně omezeni tím, co nám produktový tým Projects On Demand nabízí.
• Emailové notifikace o přiřazení nového úkolu -jedná se již o standardní funkci většiny podobných nástrojů. Po přiřazení úkolu konkrétnímu zdroji systém odesílá email o přiřazeném úkolu na příslušný email. Každý lidský zdroj na projektu tak má přehled o nově přiřazených úkolech napříč celým projektovým portfoliem.

Zhodnocení

Projects On Demand je z pohledu poměr kvalita/cena velmi vydařenou aplikací. Kromě samotného plánovacího nástroje obsahuje téměř vše, co je z pohledu práce s projekty zapotřebí (některé funkce zatím ještě čekají na dopracování). Projects On Demand je tak ideální řešení pro menší a střední podniky, které řídí řádově do 10 projektů v jednom okamžiku. Větší organizace by ovšem brzy začaly narážet na omezení aplikace – nedořešené importy z Microsoft Project, statické reporty bez možnost vlastních úprav, pouze hostované řešení, ad. Veškeré tyto nedostatky pro větší firmy řeší Microsoft Project Server s Sharepoint Services.

Cena a Licence: Projects On Demand je poskytován jako Saas (Software as a Service). Celé řešení běží na serveru výrobce a využití služby je organizováno za úplatu. Licenční podmínky ani ceny bohužel nejsou veřejně známy. V tuto chvíli komunikuji z obchodníky Projity k poskytnutí této informace.

Lingvisty určitě potěší, že aplikace je z velké části již přeložena do českého jazyka. Aplikaci je též možné bezplatně vyzkoušet po dobu 14 dnů po registraci na webu http://openproj.org/.